• Tips opbouw personeeldossier ontslag

  • Wet Werk & Zekerheid

    Met de invoering van het nieuwe ontslagrecht per 1 juli 2015 (Wet Werk & Zekerheid) is de opbouw van een goed personeelsdossier nóg belangrijker geworden dan het al was. Waar je voorheen als organisatie, bij gebrek aan een goed personeelsdossier, dit nog kon compenseren met een hogere ontslagvergoeding, is dit nu vrijwel onmogelijk geworden.

    Op basis van persoonlijke gronden (disfunctioneren) kun je alleen nog maar via de kantonrechter ontslag aanvragen. Als het personeelsdossier onvoldoende is, mag de kantonrechter gewoonweg niet meer ontbinden en blijf je als organisatie met de disfunctionerende medewerker in je maag zitten.
    personeelsdossier 1Kortom, een goed personeelsdossier is een vereiste om überhaupt tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst te komen.

    Criteria

    De kantonrechter mag niet ontbinden als er niet voldaan is aan onderstaande criteria, dus zorg dat je er aan voldoet alvorens de gang naar de rechtbank te maken!

    1. De werkgever moet aantonen dat de werknemer ongeschikt is voor het verrichten van de bedongen arbeid;
    2. Het disfunctioneren mag niet het gevolg zijn van ziekte of gebreken van de werknemer;
    3. De werknemer moet tijdig op de hoogte zijn gebracht van het vermeende disfunctioneren;
    4. De werkgever dient helder te omschrijven op welk(e) gebied(en) de werknemer niet goed functioneert;
    5. De werknemer moet de gelegenheid krijgen om zijn functioneren te verbeteren. De werkgever moet dus zorgvuldig omgaan met het verbetertraject en dit vastleggen in het personeelsdossier;
    6. De werkgever moet genoeg zorg hebben besteed aan scholing van de werknemer, ook scholingsplicht genoemd;
    7. De ongeschiktheid mag niet het gevolg zijn van onvoldoende zorg voor de arbeidsomstandigheden.

    personeelsdossier 3Opbouw personeelsdossier

    A) Aanspreken op en vastleggen van disfunctioneren

    Constateer je disfunctioneren?

    Check eerst of disfunctioneren niet het gevolg is van criteriapunt 2 (ziekte/gebrek), 6 (scholing) of 7 (arbeidsomstandigheden). Als dit niet het geval is, ga dan door.

    Wanneer je disfunctioneren constateert is het van belang dit zo snel mogelijk te bespreken met de werknemer en dit vast te leggen. Handig is hierbij een adequaat functieprofiel. Het is namelijk raar om een inkoper aan te spreken op zijn sales-kwaliteiten als dit niet in het functieprofiel staat;-). Daarnaast moet je vastleggen aan welk concreet en realistisch einddoel de werknemer moet voldoen en wat de consequenties zijn als hij dit niet haalt, bv. ontslag of herplaatsing in andere functie.

    Tip
    Vraag de werknemer aan het eind van het gesprek of hij wil nadenken hoe hij zélf denkt te kunnen verbeteren, zodat je straks samen een verbeterplan kunt opstellen. Hiermee toets je gelijk of werknemer inziet waar hij de boot mist.

    Maak een gespreksverslag en laat de werknemer tekenen. De werknemer mag ook voor gezien tekenen. Wil hij niks? Stuur hem dan het gesprekverslag zowel per gewone als aangetekende post. Het gaat erom dat je aan kunt tonen dat hij van de inhoud op de hoogte is. Dit staat los van of de werknemer het ermee eens is of niet.

    B) Verbeterplan

    Nadat het disfunctioneringsgesprek heeft plaatsgevonden ga je samen om de tafel om een verbeterplan te maken (criteriapunt 4). Hierin geef je (nogmaals) aan wat je van de werknemer verwacht en stel je samen duidelijke einddoelen op. Natuurlijk met realistische deadlines (SMART).

    Wanneer het functioneren niet verbetert, dan moet je de werknemer ook adviseren en coaching bieden over hoe hij daaraan kan werken. Het is daarom verstandig om de werknemer opleidingen, cursussen of begeleiding aan te bieden.

    Voorbeeld: je werknemer, de accountant, mag een maximale foutmarge hebben van 2% per maand. De werknemer zit er steeds boven. De werknemer geeft aan dat hij het zo druk heeft, het overzicht daarom ontbreekt en dat er daarom zaken doorheen slippen. Wellicht dien je als werkgever ter ondersteuning de werknemer bij de planning van zijn werk te begeleiden of een cursus aan te bieden.

    Ook als de werknemer niet functioneert, is het van belang dat je als werkgever hem een kans geeft om te verbeteren.

    C) Eindevaluatie

    Tijdens de eindevaluatie stel je als werkgever vast of werknemer zijn functioneren voldoende verbeterd heeft of niet. Let hierbij op de eerder aangegeven realistische en concrete einddoelen. Is dit niet het geval, dan kunnen de eerder aangekondigde consequenties in werking treden.

    personeelsdossier 2Meer weten?

    De Rijksoverheid heeft een aantal factsheets gemaakt met betrekking tot de WWZ en de regels rondom ontslag. Klik hier voor de factsheets voor werkgevers en werknemers.

    Wil je advies en/of praktische ondersteuning bij de uitvoering van dossieropbouw, de gesprekken of het verbeterplan? Neem dan contact op met 06-41 43 93 33 of mail naar info@poburo.nl